Ab kommenden Jahr sind E-Rechnungen für die gewerbliche Inrechnungstellung Pflicht. Der Gesetzgeber sieht dabei unterschiedliche Fristen vor.
- E-Rechnung ab 2025
- Übergangsfristen
- Was ist eine E-Rechnung?
- Aufbewahrungsfristen
Ab 2025 wird die so genannte E-Rechnung für Unternehmen, die gewerbliche Rechnungen ausstellen, Pflicht. Das gilt auch für landwirtschaftliche Betriebe, also wenn zum Beispiel ein Landwirt einem anderen Agrarunternehmen für Lohntätigkeiten eine Rechnung ausstellt. Auch für Lieferungen an den Lebensmitteleinzelhandel gilt das. Ab diesem Datum gelten keine Papier-Rechnungen oder Rechnungen per Mail als PDF mehr.
Übergangsfrist hängt vom Umsatz ab
Wie die bundesweit tätige Steuerberatungs- und Rechtsanwaltskanzlei Schultze & Braun erklärt, hängt der Zeitpunkt, ab dem für ein Unternehmen die Vorschriften der E-Rechnung greifen, von dessen Umsatz ab. „Ein Unternehmen muss bereits ab kommendem Jahr empfangsbereit für Eingangsrechnungen im neuen Format der E-Rechnung sein und perspektivisch auch E-Rechnungen ausstellen, wenn es gewerbliche Kunden hat“, erläutert Mario Schnurr von Schultze und Braun. Mit einem Umsatz von 800.000 Euro oder weniger pro Jahr gilt eine Übergangsfrist bis Ende 2027. Mehr als 800.000 Euro Umsatz pro Jahr: Diese Unternehmen müssen bereits ab dem Jahreswechsel 2026/2027 bereit für die Ausstellung von E-Rechnungen sein.
Was ist eine E-Rechnung?
Landläufig wird eine Rechnung als PDF per E-Mail zwar auch unter „elektronisch“ eingeordnet, die E-Rechnung, die der Gesetzgeber fordert, muss aber ganz genaue Voraussetzungen erfüllen. „Die E-Rechnung ist vielmehr eine Rechnung in einem maschinenlesbaren und nach genauen Vorgaben strukturierten XML-Format, das elektronisch erstellt, übermittelt und empfangen werden kann“, so Schnurr. Festgelegt ist der Standard in der Norm EN 16931.
E-Rechnungen unterliegen Aufbewahrungsfristen
Wie Papierrechnungen auch müssen E-Rechnungen und dazugehörige Dokumente für mindestens zehn Jahre archiviert werden, um lesbar und unverändert zu bleiben – beginnend ab dem Ende des Quartals, in dem die Rechnung erstellt wurde. „Trotz der Änderungen durch das Wachstumschancengesetz gelten immer noch die Regeln für ordnungsgemäße Buchführung und den Zugriff auf digitale Daten. Die E-Rechnungen müssen so aufbewahrt werden, dass ein Prüfungsbeamter jederzeit darauf zugreifen kann“, erklärt Schnurr.